Mit dem PDA zum Kunden
Die Implementierung durch ePocket erfolgte Ende 2008 innerhalb weniger Tage. D&M entschied sich für sieben Windows Mobile PDAs des Typs HTC P6500. Der vorhandene Server reichte für die Handyman-Systemanforderungen aus, insofern war keine zusätzliche Hardware nötig. Die Testphase dauerte sechs Wochen. „Kleinere Probleme bei der Konfiguration wurden sofort behoben, eine für die Disponentin wichtige Funktion zur Selektion von Postleitzahlen wurde nachträglich noch entwickelt“, erinnert sich Döppers. „Für den Erfolg eines solchen Projektes ist es wichtig, dass auch die Service-Techniker so früh wie möglich in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden.“
Bei D&M laufen nun Verwaltung und Verteilung von Arbeitsaufträgen komplett digital: die Dokumentation beziehungsweise Erfassung aller auftragsrelevanten Informationen wie Arbeitszeit, Materialverbrauch, Wartungsprotokolle sowie Kunden-Unterschrift geschieht in einem einzigen System, wodurch die zweite Dateneingabe in Excel überflüssig ist. Die Monteure profitieren vor allem von der Checklisten-Funktion, mit der sich kundenspezifische Checklisten und Service-Protokolle komfortabel und schnell anfertigen lassen. Damit sie keine wichtigen Angaben vergessen, führt sie Handyman Schritt für Schritt durch den Reparatur- oder Wartungsauftrag und fordert zur Eingabe der relevanten Daten und Beschreibungen auf. Auftragsdaten, Erledigungsmeldungen und Fotos von der Baustelle tragen die Techniker gleich vor Ort in die Applikation ein. Dank der Offline-Option von Handyman können sie das auch unabhängig davon, ob sie Empfang haben oder nicht. Die Übertragung in die Zentrale funktioniert über einen Synchronisationsmechanismus via UMTS/GPRS, der entweder manuell ausgelöst wird oder automatisiert erfolgt.
Fit für die Zukunft
„Nach einem halben Jahr Handyman im Einsatz können wir sagen, dass sich die Investition gelohnt hat; in etwa zwei Jahren hat sie sich amortisiert“, so Döppers. Zwar ist die Dateneingabe für die Service-Techniker heute etwas aufwändiger, aber D&M konnte den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren und die Dokumentation wesentlich verbessern. „Einige marginale Ergänzungen in puncto Funktionalität und Bedienbarkeit haben wir angeregt, die in Kürze noch realisiert werden“, so Döppers „und falls wir irgendwann ein ERP-System einsetzen, sind wir auch in diesem Punkt mit Handyman und der Vielzahl an Integrationsmöglichkeiten in Drittsysteme wie SAP ERP, SAP Business One oder Microsoft Navision für die Zukunft optimal aufgestellt.“